Eso requiere operar immensas cantidades de documentos y archivos, cosa que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Con estos fines se desarrollaron las salas de datos virtuales. Salas de datos virtuales han aparecido como solución a las necesidades de trabajar con operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones en las cuales se pasa el derecho de comprar la compañía o una de sus partes.
La incomodidad de este caso es obvia: se tiene que mandar un trabajador de la empresa a otra localidad, hasta a un otro continente y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor necesitaba comprar un espacio para guardar los informes, ya que se trataba de millones de archivos. El uso de una sala de datos virtual gracias a sus capacidades adelanta a sus análogos en todos los secure data room conceptos relevantes. Si se tenía sacar una copia de los informes, se debía pedir permiso por escrito. Cuando no existía la posibilidad de revisar los informes necesarios en internet, los clientes y socios potenciales debían hacer camino hasta las oficinas de la empresa principal, que les posibilitaba el acceso a la información confidencial. Es importantísimo vigilar que los documentos guardados no se escapen o lleguen a parar a manos de unas terceras personas. Lo que era aún más difícil de guardar, era la privacidad, porque que los documentos eran de fácil acceso.
Salas virtuales se desarrollaron como una solución cómoda a mayores demandas de las corporaciones. Los documentos se encuentran bien clasificados de acuerdo con las categorias que se asignan. Como conceptos principales en estas salas de datos virtuales, podemos encontrar comodidad y seguridad. Una sala de datos virtual es una plataforma web cómodamente organizada, que permite cumplir con medidas de protección de altos niveles y que dispone de varios especialistas en el servicio de salas de datos. El funcionamiento de una sala de datos virtual posibilita el trabajo sincronizado con varias empresas compradoras, que multiplica el porcentaje de éxito en el mercado. En el siglo XXI este método de trabajar con la información ya se ha hecho cosa del pasado.
Si piensa de una sala de datos como algo difícil y muy profesional, puede relajarse, ya que esta herramienta virtual se adapta a las demandas del que la contrata. Los dos están muy unidos, porque cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, los permisos de entrada se da sólo a los trabajadores autorizados, que se puede cambiar o redactar, página por página. Los líderes del sector suelen ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al presupuesto, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, claro, en toda hora puede contar con el soporte de un especialista para qualquier cuestión que puede aparecer. El interfaz es bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Se puede definir restricción por horas o IP, algunos proveedores ofrecen hasta varios niveles de identificación, por lo que puede estar tranquilo de que sus datos no irán a parar en manos no indeseadas.
De acuerdo con los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se emplean a menudo en las siguientes operaciones que requieren proteger la información confidencial:
Claro que puede seguir con una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que proporcionan comodidad, seguridad, soluciones personalizadas para los clientes y que facilitan el manejo de información y trabajo con los datos más importantes.